Comment réussir son rendez-vous en visioconférence ?

Depuis la pandémie, l’organisation du travail a été chamboulée et nous avons dû nous réinventer. Aujourd’hui, certaines méthodes sont restées ancrées, du fait de leur praticité. C’est le cas de la visioconférence. Mieux qu’un appel téléphonique, c’est un outil qui permet de voir ses interlocuteurs en vidéo et donc, d’humaniser plus facilement les échanges à distance. Elle peut convenir pour des rendez-vous et des briefs clients, des séances de coaching et même, des sessions de formation.

Toutefois, pour un rendez-vous réussi, il faut que la visioconférence soit efficace et organisée au préalable. Alors, comment réussir un rendez-vous en visioconférence ?Nous allons commencer par faire un petit tour des avantages de cet outil, puis parler de l’organisation et enfin, nous vous livrerons quelques conseils afin d’animer au mieux vos rendez-vous distanciels.

Les avantages de la visioconférence

Tous les avantages tournent autour de la suppression des déplacements.

Tout d’abord, la visioconférence peut arranger l’une des deux parties (ou même les deux). Imaginons que votre client n’habite pas dans votre ville, la visioconférence vous permet de rester chez vous. Par conséquent, vous effectuez des économies sur le transport. Cela est d’autant plus avantageux lorsque vous organisez des séances de coaching ou de formation de groupe !

En supprimant les limites géographiques, la visioconférence peut également accroître votre activité. En effet, elle vous donne la possibilité d’offrir vos services à des clients situés à l’autre bout du monde ! En conséquence, vous enrichissez votre portefeuille client.

Qui dit pas de déplacements, dit gain de temps. Les heures que vous passiez avant dans les transports se transforment en temps consacré à d’autres rendez-vous. En effet, vous pouvez en planifier davantage. Le temps gagné peut aussi vous être consacré. Effectivement, en prenant du temps pour vous, vous diminuez votre stress et votre fatigue dû à vos voyages.

La visioconférence est aussi une amie de la planète. Si vous supprimez vos déplacements, vous réduisez également les émissions de gaz à effet de serre. Alors oui, vous pouvez devenir éco-responsable à votre échelle !

Vous l’aurez compris, la visioconférence possède trop d’avantages pour être mise de côté lors de vos coachings et formations.

Crédit photo : Anna Shvets

L’organisation à adopter

Votre disponibilité et celle de votre client

Le créneau choisi pour démarrer la visioconférence est important. Nous vous conseillons de discuter avec votre client de plusieurs dates auxquelles vous êtes disponible. Ensuite, votre client pourra choisir celle qui l’arrange le plus. Par conséquent, pour les deux parties, la personne sera concentrée sur l’autre. De plus, il y aura moins de pression à propos du temps.

Si vous apercevez des failles dans votre organisation, nous vous invitons à cliquer sur le lien suivant qui vous apprendra à gérer de manière efficace votre temps.

L’importance de votre matériel et de votre environnement

A contrario d’un appel téléphonique, il est nécessaire d’avoir plus de matériels. Pas de panique, nous en avons tous chez nous !

• Une webcam (nous vous conseillons la Logitech disponible ici)
• Un micro
• Un casque ou des écouteurs (le bose est de très bonne qualité)
• Un système de visioconférence (master-coach.fr vous accompagne avec plusieurs possibilités)

Bien entendu, tout doit être fonctionnel et il est préférable de tout tester à l’avance. Un micro qui ne marche plus, cela arrive même aux meilleurs.

L’environnement dans lequel vous vous trouvez est tout aussi important. Il faut être dans un endroit calme, sans trop de résonance et surtout avec une bonne connexion Internet. Cela serait malheureux que, pendant votre coaching, la visioconférence s’arrête.

Crédit photo : Andréa Piacquadio

L’animation à apporter

Prenez un temps de discussion informelle

C’est un aspect important afin de faire régner une relation de confiance entre vous et votre client. Prenez le temps de “casser la glace” si c’est votre premier rendez-vous ou tout simplement de prendre des nouvelles. Ce bref instant permet tout de suite de créer un lien avec votre client. De plus, ce petit quelque chose peut vite devenir un élément différenciant avec les autres coachs et formateurs.

D’une autre manière, vous pouvez également mesurer l’énergie de votre client afin de vous adapter. De ce fait, si le client n’est pas au top de sa forme, il pourra tout de même vous comprendre et participer activement au rendez-vous.

Faites des rappels au début du rendez-vous

Pour rester concentrer sur l’objectif du rendez-vous, donnez la trame à votre client :

• Présentez lui l’ordre du jour ou le déroulé
• Une mini synthèse du rendez-vous précédent s’il y a eu
• L’objectif de la séance
• Le temps imparti

De ce fait, le client aura une vision globale de comment va s’organiser son rendez-vous et celui-ci prendra tout son sens à ses yeux. De plus, s’il a oublié certains points, le fait de rappeler les idées importantes déjà abordées lui rafraîchira la mémoire.

La durée du rendez-vous doit également être rappelée au début, afin de cadrer les échanges et éviter trop de digressions. Cette durée peut également être rappelée proche de l’échéance si vous constatez que le temps est quasi écoulé : “il nous reste 15 minutes pour aborder le dernier point”…

Créez de l’interaction

Animez un rendez-vous où le client se sentira doublement impliqué. Bien entendu, le sujet le concerne principalement. Gardez donc à l’esprit que vous devez faire verbaliser et exprimer votre client au maximum pour que celui-ci retienne plus facilement ce qui est abordé. Posez-lui des questions, demandez-lui son avis pour savoir s’il faut revenir sur certains points ou au contraire avancer plus vite.

Célébrez également les victoires. Si c’est un coaching, demandez au client s’il a tiré profit des conseils donnés précédemment et comment il les a mis en place. Dans le cas où ce serait une réussite, montrez-lui votre intérêt. Ces compliments entretiennent l’estime de soi, l’engagement et contribue à l’épanouissement.

Ces moments interactifs et positifs sont d’autant plus importants lors d’un rendez-vous à distance où il est possible que le client se sente seul.

Terminez par une conclusion positive

Au moment de conclure le rendez-vous, faites un point sur les grandes idées traitées, comme une check-list. Le plus important sera donc rappelé au client. Prenez un temps pour lui demander s’il vaudra revenir sur certains points la prochaine fois et ce qu’il faudra améliorer. De ce fait, il ne partira pas avec des incompréhensions et sera rassuré.

Avant de mettre un terme à la visioconférence, remerciez votre client pour l’attention qu’il vous porte. Pour terminer, planifiez d’avance le prochain rendez-vous : cela sera plus simple que par mail ou appel téléphonique.

Ces astuces vous permettront d’animer votre visioconférence de manière dynamique et chaleureuse afin de maximiser l’engagement de votre client.

Crédit photo : Tim Douglas

Conclusion

Pour conclure, la visioconférence est aujourd’hui un outil indispensable pour le monde professionnel et surtout pour celui des coachs-formateurs. Avec de nombreux avantages, il est difficile de s’en passer.

Pour réussir son rendez-vous en visioconférence, deux facteurs doivent être pris en compte :

• L’organisation au préalable
• L’animation au cours du rendez-vous

Une fois que vous êtes prêt à animer des rendez-vous attrayants, rejoignez la communauté de coachs-formateurs master-coach.fr pour des visioconférences efficaces et simples d’utilisation.

https://www.master-coach.fr/ressources-coachs/comment-devenir-un-coach-certifie

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