Être entrepreneur, c’est faire face à une multitude de sollicitations, de tâches, mais aussi de distractions. Ceux qui réussissent le mieux savent comment gérer leur temps et leurs priorités afin d’être le plus efficace possible. Pensez-vous en faire partie ?
Dans cet article, nous vous parlons de l’importance de la gestion du temps pour un entrepreneur. Nous vous transmettons également nos meilleurs conseils et méthodes à appliquer afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : le cœur de votre activité !
L’organisation : la clé de l’efficacité des entrepreneurs
En 2020, le nombre de créations d’entreprises a atteint un nouveau record avec 848 200 créations, soit 4 % de plus qu’en 2019 (source : INSEE). Quelle que soit l’activité dans laquelle vous souhaitez entreprendre ou dans laquelle vous avez déjà entrepris, l’organisation est la clé pour durer. Cela repose sur des habitudes qui s’acquièrent tout au long de votre carrière. En effet, vos besoins changent, tout comme votre mode de fonctionnement. Il est donc nécessaire que votre organisation soit régulièrement revue pour être toujours alignée avec vous-même. Voici trois conseils d’organisation pour gérer au mieux votre temps de travail.
L’incontournable TO DO List
Qu’elle soit papier ou digitale, quotidienne ou hebdomadaire, écrite ou vocale, la TO DO List est un outil essentiel de l’entrepreneur. Elle permet d’avoir une vision de l’ensemble des tâches à effectuer sur une durée définie. Une fois la TO DO List réalisée, vous pouvez construire votre planning qui contiendra :
• Les actions prioritaires
• Les créneaux pour les rendez-vous
• Les échéances de vos différents projets
• Les créneaux de production
• Et tout autre élément utile à votre organisation
Fixer des objectifs de temps par tâche
Pour ne pas se laisser déborder, il est important de prévoir des créneaux spécifiques et définis dans le temps, pour chaque tâche que vous avez à réaliser. Cela vous permettra d’optimiser votre temps. En effet, selon la Loi de Parkinson, tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Autrement dit, si vous vous accordez 2h pour faire une tâche, elle prendra 2h. Si vous diminuez le temps alloué à 1h30 alors elle sera réalisée plus rapidement. Nous vous recommandons donc de vous fixer une durée réaliste, et de vous y tenir.
Automatiser ce qui peut l’être
Vous avez des processus répétitifs dans votre activité ? Il peut s’agir de l’envoi d’emails, de posts sur les réseaux sociaux ou encore de la prise de rendez-vous. Si tel est le cas, pensez à l’automatisation. Il existe de nombreux outils disponibles pour vous faire gagner du temps comme par exemple :
• Zapier, pour communiquer les informations entre vos différentes applications web : votre site WordPress, votre outil d’emailing, de gestion, etc.
• Buffer, Sprout Social ou encore Facebook Creator Studio, pour planifier vos publications sur les réseaux sociaux.
• Calendly, pour la prise de rendez-vous.
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Comment apprendre à gérer ses priorités en tant qu’entrepreneur ?
Votre temps est une ressource précieuse et limitée. C’est pour cette raison que vous devez l’utiliser avec intelligence pour en tirer le maximum de profit. Le temps consacré à votre business doit être productif et avoir un sens. Voici trois clés pour apprendre à gérer ses priorités en tant qu’entrepreneur.
Savoir identifier les priorités au travail
Il est évidemment impossible de bien s’organiser si vous n’avez pas une vision claire de votre entreprise. Cela implique de :
• Définir le sens de votre activité
• Savoir quelle place vous souhaitez donner à votre entreprise dans votre quotidien
• Définir vos objectifs à atteindre
Pour trouver le bon équilibre, vous devez apprendre à prioriser vos actions. Car si vous ne savez pas ce qui est important, votre cerveau choisira naturellement ce qui est le plus facile ou le plus confortable. Ces tâches ne seront pas forcément les plus productives ni celles qui feront réellement avancer votre business.
Établir un plan d’action pour devenir un entrepreneur efficace
Pour cultiver son efficacité, mais aussi réduire son stress, être plus disponible pour les autres et mieux gérer les imprévus, établissez un plan d’actions. La matrice d’Eisenhower est un excellent outil sur lequel vous pouvez vous appuyer. Elle consiste à trier les tâches de la manière suivante :
• Important et urgent : objectifs à court terme – à faire immédiatement
• Important mais peu urgent : objectifs à long terme – à planifier
• Urgent mais peu important : ne requiert pas vos compétences – à déléguer
• Peu urgent et peu important : à éliminer
Une autre méthode intéressante intitulée NERAC consiste en la réalisation d’un simple tableau à remplir, avec à l’intérieur une colonne pour chaque lettre :
• N pour Noter les tâches à effectuer sans quelconque priorité
• E pour Estimer le temps alloué à chacune des tâches listées
• R pour Réserver du temps pour les imprévus
• A pour Arbitrer le degré d’importance de chaque tâche en indiquant leur délai de réalisation
• C pour Contrôler, en nommant un référent chargé de vérifier la bonne exécution de la tâche et le respect des délais
Chaque entrepreneur développe son plan d’actions en appliquant la méthode de gestion de projet qui lui correspond le plus. À vous de déterminer celle qui est faite pour vous.
Bien organiser son temps de travail
Comme expliqué plus haut dans l’article, se fixer des objectifs de temps par tâche est une bonne méthode pour être plus productif. Pour concrétiser cela, connaissez-vous la méthode Pomodoro ?
L’objectif de cette méthode est de rester structuré et concentré sur une seule et unique tâche. Elle consiste à subdiviser son temps de travail en tranches productives de 25 ou 45 minutes, séparées par des pauses de 5 ou 15 minutes. Le Pomodoro est excellent pour lutter contre les distractions du quotidien (notifications, réseaux sociaux) et pour faire des pauses bénéfiques à notre concentration. Enfin, il permet d’évaluer précisément le temps alloué à chaque tâche.
Conclusion
Pour conclure, il existe une multitude d’outils et de méthodes efficaces pour organiser son temps de travail et devenir un entrepreneur efficace. Entre la TO DO List, la matrice d’Eisenhower, la méthode NERAC ou encore la méthode Pomodoro, vous trouverez forcément une manière de faire qui vous convient.
Il est également important de souligner que rien ne se fera sans une réelle volonté et une certaine discipline de votre part. Faites le point régulièrement sur votre organisation et votre capacité à prioriser en vous posant les questions suivantes :
• Est-ce que j’arrive à finir mon travail dans les temps ?
• Est-ce que je me sens productif ?
• Est-ce que j’arrive à gérer les urgences sans me sentir submergé ?
• Est-ce que j’ai l’impression que ma vie professionnelle empiète sur ma vie personnelle ?
Si vous sentez que votre système d’organisation n’est pas au point, pas de panique ! Il n’est jamais trop tard pour l’améliorer. Souvenez-vous aussi que rien n’est figé. Votre organisation s’affinera tout au long de votre vie, en fonction de votre situation.
Si vous avez besoin d’être accompagné pour avancer plus vite, vous pouvez faire appel à un coach Master Coach.
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