Comment obtenir sa certification Qualiopi pour un coach indépendant ?

Dans un secteur de plus en plus compétitif, les coachs et formateurs doivent se différencier pour se faire une place. Cela passe certes dans une relation de confiance avec les apprenants, mais également par la réputation et la qualité des services proposés. C’est tout l’intérêt pour vous, indépendants, d’obtenir la certification Qualiopi. Qu’est-ce que c’est ? C’est une homologation mise en place par le Ministère du Travail afin de solliciter des contributions auprès des OPCO (opérateur de compétence), des régions, de Pôle emplois, etc. Cette certification offre donc une garantie de qualité pour toutes les organisations qui travaillent au développement des compétences (formateur, coach) .

Alors, comment obtenir la certification Qualiopi lorsque l’on est indépendant ?

Dans une première partie, nous verrons les impacts de la certification puis, dans une seconde partie, nous vous donnerons ses caractéristiques. Pour finir, dans une troisième partie, nous analyserons le déroulement de l’audit.

Les impacts de la certification Qualiopi sur les indépendants

La certification Qualiopi vous apportera un avantage compétitif considérable, pour votre société, face à vos concurrents. En effet, elle permet tout d’abord d’être plus crédible auprès des personnes que vous formez. De ce fait, la certification confirme et atteste que les processus de formation que vous proposez, que ce soit des actions de formation, des bilans de compétences, des VAE ou des formations par apprentissage, soient bien conformes aux exigences du RNQ (Référentiel National Qualité). Si vous souhaitez donner une image qualitative à votre société, la certification Qualiopi est donc un outil précieux.

De plus, vos clients pourront avoir la possibilité d’utiliser les fonds publics. Effectivement, pour les particuliers, ils pourront recourir à leur CPF (Compte Professionnel de Formation) afin de financer vos prestations. Du côté des entreprises, elles pourront utiliser leur budget OPCO (Opérateur de Compétences). Cette accréditation peut être considérée comme primordiale, car elle peut contribuer à booster l’attractivité de votre clientèle.

Crédit photo : Mikael Blomkvist

Les caractéristiques de Qualiopi

Qui la délivre ?

La certification Qualiopi peut seulement être délivrée par des organismes officiels sur la base du RNQ (Référentiel National de certification Qualité). Cela représente également les organismes certificateurs présents dans la liste du Ministère de Travail et ceux accrédités par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). A titre d’exemple, vous retrouver la liste des organismes certificateurs ici

Quelles sont ses caractéristiques ?

Il est intéressant de connaître les conditions pour posséder cette certification. Tout d’abord, elle n’est pas obligatoire mais fortement recommandée. En effet, si vous souhaitez continuer à exercer sans, vos clients seront face aux inconvénients cités ci-dessus. Ensuite, elle est renouvelable. Effectivement, elle est attribuée pour une durée de 3 ans. Cependant, il existe une exception pour les organismes de formation certifiés avant le 1er janvier 2021. La durée de la certification passe de 3 à 4 ans.

Alors oui, cela est un réel investissement. Le calcul du coût est très variable. En effet, il prend en compte les différences entre chaque prestataire de développement de compétences. Tout d’abord, il faut prendre en compte deux types de coûts. Celui du cycle de certification qui comprend l’audit initial, l’audit de surveillance et les frais de mission. Puis, le cycle de l’accompagnement, qui est une option prise par l’organisme de formation pour préparer l’audit.

Le tarif est donc calculé selon trois facteurs :

• Le chiffre d’affaires de l’organisme de formation : divisé en trois parties qui permettent de déterminer la durée et le coût des audits : moins de 150 000 euros, entre 150 000 euros et 750 000 euros et plus de 750 000 euros.
• Le nombre de sites à auditer.
• La catégorie pour laquelle elle souhaite être certifiée : apprentissage, action de formation, de bilan de compétences, VAE (Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).

Si l’OPAC prend l’option de l’accompagnement, le tarif va bien entendu augmenté. Il existe plusieurs versions :

• Un diagnostic préalable (entre 600€ et 1 200€ HT par jour)
• Une formation d’accompagnement (entre 700€ et 2 500€ HT pour des durées entre 7 et 21 heures)
• Un accompagnement individuel (entre 80€ et 150€ HT par heure)
• Un audit à blanc ou pré-audit (entre 600€ et 1 200€ HT par jour)

Prenons par exemple une société qui délivre des actions de formation. Elle possède un chiffre d’affaires inférieur à 150 000€ HT avec un seul site à auditer et plus de 22 indicateurs. Si cette société souhaite avoir un cycle de certification complet pour 3 ans, le coût sera environ de 1 500€ HT sans l’accompagnement et jusqu’à 6 000€ HT avec l’accompagnement complet.

Crédit photo : Kindel Media

Le déroulement de l’audit

Auprès vous avoir présenté les avantages d’obtenir la certification Qualiopi et ses caractéristiques, voyons maintenant comment se déroule les audits.

Il faut savoir que l’audit initial et de surveillance analysent de manière objective 7 critères et 32 indicateurs du RNQ. Pour commencer, voyons ensemble l’audit initial. De votre côté, il est préférable de bien le préparer, car à la fin de celui-ci, vous obtiendrez, ou non, la certification Qualiopi. Afin de le préparer au mieux, vous avez la possibilité d’avoir recourt à l’accompagnement. A titre d’exemple, Ideal Conseils vous propose un accompagnement sur-mesure durant toutes les étapes.

Le déroulement de l**’audit initial est simple et** dure entre 7 et 8 heures. Tout d’abord, il est toujours plus sympathique de faire connaissance avec votre auditeur autour d’un café afin d’entamer une visite guidée des locaux. Ne dépassez pas 10 min pour gagner du temps sur la journée. De ce fait, tout le monde sera plus serein. Ensuite, intervient la réunion de présentation. L’auditeur va expliquer le déroulement de la journée avec les conditions d’audit, le rappel des règles, de la durée et de l’organisation de l’audit.

C’est maintenant que les choses sérieuses commencent : l’audit. Généralement, l’auditeur va exposer les critères selon l’ordre du référentiel. Si votre organisme se trouve être de petite taille, cette étape peut se dérouler dans votre bureau. Le but est de vérifier la réelle mise en pratique de vos prestations tout en accédant à certains endroits (salle de formation, point d’affichage, etc.). L’auditeur demande également des cas concrets par échantillonnage. A titre d’exemple, pour le premier indicateur, il vous demande quelles sont les dernières formations que vous avez données. Ici, l’échantillonnage est le fait d’en choisir quelques-unes afin de voir le programme de ces formations. Par la suite, il les analyse pour vérifier que toutes les catégories demandées par le référentiel y sont présentes. Il va également vous questionner sur le mode de communication à la cible concernée tout en vérifiant que les documents soient datés. Tout écart avec le référentiel doit vous être signalé.

Ensuite, vient le moment du déjeuner. C’est là aussi un moment de convivialité. Vous pouvez lui poser des questions, lui demander son avis sans avoir de conseils en retour (l’auditeur n’est pas en droit de le faire). Retenez que tous ses frais (repas, hébergement et voyage) sont à votre charge et spécifiés dans le devis signé. De manière générale, l’audit n’est pas encore terminé après la pause. Il continue donc conformément au plan. Lorsqu’il est fini, l’auditeur s’isole pour préparer la réunion de clôture. Elle a pour but d’énoncer les constats. Si tous les critères sont validés, l’audit est terminé. Cependant, si vous vous trouvez face à une non-conformité, l’auditeur se doit de vous fournir un constat écrit contenant toutes les modalités de réponses ainsi que le délai dont vous disposez pour lui fournir. Soyez tranquille, l’auditeur vous aidera à connaître les actions à mener pour résoudre cette non-conformité.

Il existe deux types de non-conformités avec des conséquences différentes :

• La non-conformité mineure : prise en compte partielle d’un indicateur qui ne remet pas en cause la qualité de la prestation. Vous avez 6 mois pour mettre en œuvre le plan d’action émis par l’organisme certificateur. Si au prochain audit, rien n’a changé, elle se transforme en non-conformité majeure. Retenez qu’à partir de 5 non-conformités mineures non corrigées, constitue une non-conformité majeure.
• La non-conformité majeure : non prise en compte ou partiellement d’un indicateur qui remet en cause la qualité de la prestation. Les corrections doivent être mises en œuvre durant les 3 mois qui suivent. Si rien est fait, la certification est suspendue et sera levée par l’organisme certificateur à condition de recevoir des preuves permettant d’affirmer le retour en conformité et le solde des non-conformités majeures. Si encore dans ce cas rien n’est fait, la certification est retirée ou non délivrée dans l’attente d’un nouvel audit initial. Retenez que si vous disposez de plusieurs non-conformités majeures, un audit complémentaire peut vous être demandé.

Puis, il faut passer l’audit de surveillance. Celui-ci vérifie la continuité du travail réalisé depuis l’audit initial, c’est-à-dire la bonne conformité et le contrôle des corrections. Il s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification. A l’inverse du premier audit, il est très court et dure environ une demi-journée. Il est préférable de bien préparer tous les documents demandés à l’avance pour gagner du temps.

Crédit photo : Alex Green

Conclusion

Pour conclure, la certification Qualiopi est indispensable afin d’avoir une image de qualité auprès de vos apprenants. Cependant, c’est toute une organisation pour être certifié :

• Trouvez le financement pour le coût des audits
• Anticipez ce que vous demande l’organisme certificateur (actions, documents)
• Appliquez toutes les corrections nécessaires pour garder la certification

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